Firmeninternes Projekt

WorkSphere

Intern im Einsatz · Stand: Version 10.6, November 2026

Ein firmeninternes ERP-System für Zeiterfassung, Spesen, Angebote, Rechnungen mit Skonto, Mahnwesen und E-Rechnung, Aufträge mit Lieferscheinen und Nachkalkulation, Einsatzplanung, Lager mit Seriennummern, Serviceanfragen sowie Maschinen- und UVV-Verwaltung -- mit Android-App.

Hinweis: WorkSphere läuft ausschließlich im Firmennetz und ist von außen nicht erreichbar, daher kein öffentlicher Link. Die Ansichten unten sind nachgebaute Darstellungen mit frei erfundenen Beispieldaten -- keine echten Firmen-, Kunden- oder Mitarbeiterdaten.

Module

Ein Überblick über die Bereiche, nach Aufgaben geordnet.

Vertrieb & Finanzen

Montage & Montageangebote

Angebote erstellen, als PDF erzeugen und direkt aus Kalkulation oder Kundendaten befüllen.

Rechnungen & Mahnwesen

Rechnungen und Gutschriften mit fortlaufender Nummer, Rabatt je Position, Kundenkonditionen und Skonto (der Skonto-Abzug wird bei fristgerechter Zahlung automatisch gebucht), offene Posten und Mahnwesen in mehreren Stufen -- mit PDF-Ausdruck aus der Briefkopf-Vorlage. Gutschriften buchen Lagerteile auf Wunsch zurück.

E-Rechnung & GoBD

Ausgestellte Rechnungen und Gutschriften lassen sich als E-Rechnung (XRechnung, XML) herunterladen; fehlende Pflichtangaben werden vorab aufgelistet. Jede ausgestellte Rechnung wird mit einer Prüfsumme festgeschrieben, die GoBD-Prüfung zeigt Abweichungen und Lücken im Nummernkreis.

Buchhaltungs-Export

Rechnungsausgang und Zahlungen als CSV für Excel oder als DATEV-Buchungsstapel für den Steuerberater, mit einstellbaren Konten (SKR03/SKR04).

Wiederkehrende Rechnungen

Serien in festen Intervallen: WorkSphere legt die Rechnungen automatisch als Entwurf an, zur Prüfung und zum Ausstellen.

Aufträge, Lieferscheine & Nachkalkulation

Aufträge mit Positionen, Termin und Zuständigem. Nummerierte Lieferscheine mit Teillieferungen werden per Klick zur Teilrechnung. Die Nachkalkulation stellt Erlös, Material und erfasste Arbeitszeit je Auftrag gegenüber.

Projekte & Baustellen

Mehrere Aufträge, Arbeitszeiten und Rechnungen unter einem Projekt bündeln, mit Kunde, Ort, Kostenstelle, Zeitraum und Kostenbudget. Je Projekt sehen Sie Erlös, Material, Arbeitsstunden, Kosten, Deckungsbeitrag und Budgetverbrauch; die Übersicht wertet zusätzlich je Kostenstelle aus und exportiert als CSV. In der Zeiterfassung lässt sich direkt auf ein Projekt buchen.

Fertigung & Bauteile

Bauteile aus der Werkstatt mit Projekt, Stückzahl, Zeichnungsnummer, Revision, Material, Termin und Status von „Offen“ bis „Ausgeliefert“. Zu jedem Bauteil lässt sich eine PDF-Zeichnung anhängen, ansehen und herunterladen, dazu eine STEP-Datei, die sich direkt im Browser als 3D-Modell drehen und zoomen lässt, mit Standardansichten, Abmessungen, Messwerkzeug für Abstände und Schnittebene, ganz ohne Zusatzprogramm und ohne Internetverbindung.

Kundenakte & Verlauf

Je Kunde eine Akte mit Kontakt, Umsatz, offenen Beträgen, Maschinen und einer Zeitleiste: Aufträge, Rechnungen, Zahlungen, Mahnungen, Lieferscheine, Angebote und Service-Anfragen stehen chronologisch untereinander, filterbar und verlinkt. Eigene Einträge (Notiz, Anruf, Besuch, E-Mail) halten fest, was besprochen wurde; weitere Ansprechpartner lassen sich je Kunde hinterlegen.

Kennzahlen & Rollen-Übersicht

Die Übersicht zeigt Umsatz mit Vormonatsvergleich und Sechsmonatsverlauf, offene Posten, offene Aufträge, Einsätze der Woche und Lager unter Mindestbestand. Je Rolle (Büro, Monteur/Service, Buchhaltung, Lager/Einkauf) lassen sich passende Karten einrichten; „Meine Einsätze“ zeigt die eigenen Aufträge mit Anschrift.

Planung & Service

Einsatzplanung

Großer Monatskalender und Wochenansicht nach Mitarbeitern: Auftrag und Zuständiger direkt am Tag, Urlaubskonflikte werden markiert.

Kalender

Gemeinsamer Kalender mit Terminen, Service-Einsätzen, Urlaub, privaten Terminen und Aufträgen. Aufträge lassen sich per Drag & Drop auf einen anderen Tag ziehen. Kalender und Einsatzplanung gleichen sich sofort ab und aktualisieren sich automatisch.

Serviceanfragen

Kunde, Anliegen, Zuständigkeit (Mehrfachauswahl), Anfahrtsart und PDF-Anhang -- automatisch im Kalender verknüpft.

Maschinenverwaltung

Standorte, Ansprechpartner, Rechtsklick-Menü für direkte Serviceanfrage oder Montageangebot, UVV-Prüfungen mit Fälligkeiten.

Routenberechnung

Anfahrtsberechnung für Service- und Montagetermine per Adresssuche.

Zeit & Personal

Zeit & Urlaub

Zeiterfassung, Spesenabrechnung mit automatischer Verpflegungsmehraufwand-Berechnung und Urlaubsanträge, jeweils mit PDF-Export.

Auslastung der Mitarbeiter

Wie viele der Sollstunden sind gebucht, und wie viele davon auf Projekte oder Aufträge? Auswertung je Woche, Monat, Quartal oder Jahr mit Balken je Person, Wochenverlauf und Einsätzen aus der Einsatzplanung. Feiertage (Hessen) und genehmigter Urlaub werden beim Soll berücksichtigt; Export als CSV.

Belegerkennung für Spesen

Foto vom Kassenzettel aufnehmen: Betrag, Datum und Ort werden per Texterkennung vorgeschlagen und müssen nur noch bestätigt werden. Ein Beleg-Foto lässt sich auch nachträglich zu einer gespeicherten Spese hinzufügen, ersetzen oder entfernen.

Kilometer & Spesen verwalten

Fahrten mit Kilometern erfassen: Der Betrag ergibt sich aus den Kilometern und dem Kilometersatz des Mitarbeiters, den ein Administrator je Mitarbeiter einstellt; jede Fahrt behält den Satz vom Tag der Erfassung. Administratoren können außerdem die Spesen eines anderen Mitarbeiters einsehen und verwalten, mit Export und Druckansicht.

Android-App

Eigene App für unterwegs, inkl. automatischer Standorterfassung für Spesen mit Live-Anzeige in der Benachrichtigung.

Lager & Stammdaten

Material & Lager

Materialbedarf erfassen und Werkzeugverwaltung für Bestand und Zuordnung.

Seriennummern & Chargen

Geräte und Teile nachverfolgen: Eingang, Verkauf an den Kunden, Garantie. Seriennummern werden an Rechnungspositionen eingetragen, stehen auf dem Ausdruck und setzen den Status automatisch.

Stammdaten

Kalkulation, Teileliste und Fremdfirmen-Kontakte mit Adresse, Ansprechpartner und Notizen.

Dateiverwaltung

Zugriff auf Netzwerkordner direkt aus dem Browser, inkl. Vorschau für Office- und PDF-Dateien.

Zykluszeitrechner

Dynamisch erweiterbare Schritt-für-Schritt-Berechnung mit speicherbaren Vorlagen.

Plattform & Bedienung

Individuelle Oberfläche

Module und Kategorien lassen sich frei anordnen. Mehrere Module bleiben als Tabs offen und lassen sich einzeln neu laden, ein Tab kann als verschiebbares Fenster im selben Browserfenster abgelöst werden. Das Seitenmenü aktualisiert sich sofort, wenn Module ein- oder ausgeschaltet werden.

Schnellsuche & Tastenkürzel

Strg+K öffnet eine Schnellsuche für Module und Datensätze (Kunden, Aufträge, Rechnungen …). Alt+1…9 wechselt den Tab, Alt+W schließt ihn, Alt+R lädt ihn neu.

Papierkorb

Gelöschte Kunden, Aufträge, Lagerartikel und weitere Datensätze bleiben 90 Tage erhalten und lassen sich von Administratoren mit einem Klick wiederherstellen.

Benachrichtigungen

Glocke mit ungelesenen Meldungen, z. B. bei neuem Montageangebot oder neuer Serviceanfrage für berechtigte Nutzer.

Nachrichten

Mitarbeiter schreiben sich gegenseitig, einzeln oder an mehrere, mit Betreff, Anhängen und Verweisen auf Rechnungen und Aufträge. Posteingang, Gesendet mit Lesestatus (wer hat gelesen), Archiv; eigene Nachrichten lassen sich zurückziehen, Unterhaltungen löschen. Anhänge sind nur für die Beteiligten abrufbar.

Globale Suche

Sucht modulübergreifend über Kunden, Maschinen, Fremdfirmen und mehr.

Ticketsystem

Interne Tickets für IT- und Organisationsanliegen.

Admin & Rechte

Feingranulare Zugriffsrechte je Modul und Benutzer, Backup-Ansicht mit Wiederherstellung einzelner Datenbanken.

Backup-System

Nächtliches automatisches Backup aller Datenbanken, Konfigurationen und Zertifikate auf einen zweiten Server, 30 Tage Historie.

Ansichten

Nachgebaute Darstellungen mit Beispieldaten -- kein Zugriff auf das echte System.

worksphere.intern/uebersicht.php

Übersicht -- Kennzahlen

18.400 €

Umsatz Nov. (netto)

▲ 12 % ggü. Vormonat

7.250 €

Offene Posten

2 überfällig

Offene Aufträge

1 ohne Termin

Einsätze diese Woche

Rechnungsentwürfe

Lager unter Mindestbestand

Teile nachbestellen

Umsatz netto -- letzte 6 Monate

Jun

Jul

Aug

Sep

Okt

Nov

To-Do	Status
Angebot für Musterfirma GmbH nachfassen	offen
UVV-Prüfung Stapler dokumentieren	erledigt

Übersicht: Kennzahlen mit Vormonatsvergleich und Umsatzverlauf, darunter offene Tickets, To-Dos, Service-Anfragen und Termine des Tages. Jede Kachel öffnet das passende Modul.

worksphere.intern/kalender.php

Kalender -- Beispielmonat

3A-0412 · Musterfirma
👤 M. Beispiel

5Service MusterhofA-0415 · Beispiel AG
👤 T. Muster

10A-0418 · Muster & Co
👤 M. BeispielUrlaub M. Beispiel

12Montage Beispiel AG

13⚠ A-0421 · Musterfirma
👤 T. MusterUrlaub T. Muster

Blau: Aufträge mit Zuständigem · Rot: Auftrag am Urlaubstag des Zuständigen · Aufträge lassen sich per Drag & Drop auf einen anderen Tag ziehen.

Kalender: Firmentermine, Service-Einsätze, Aufträge und private Termine farblich getrennt. Verschobene Aufträge erscheinen sofort auch in der Einsatzplanung.

worksphere.intern/einsatzplanung.php

Einsatzplanung -- Woche nach Mitarbeitern

Mitarbeiter	Mo	Di	Mi	Do	Fr
M. Beispiel	A-0412 Musterfirma		A-0418 Muster & Co	Urlaub
T. Muster		A-0415 Beispiel AG		⚠ A-0421 am Urlaubstag	Montage Beispiel AG
Allgemein			A-0423 nicht zugeordnet

Ein Klick auf „Einplanen“ setzt Termin und Zuständigen des Auftrags.

Einsatzplanung: Monatskalender oder Woche nach Mitarbeitern, Auftrag und Zuständiger direkt am Tag, Urlaubskonflikte werden markiert.

worksphere.intern/rechnung.php

Rechnung 2026-0087 offen 🔒 festgeschrieben

Pos.	Beschreibung	Menge	Einzelpreis	Summe
1	📦 Servomotor 750 W🔢 Seriennr.: SM-48213, SM-48214	2 Stk.	412,00 €	824,00 €
2	Montage vor Ort	3,5 Std.	78,00 €	273,00 €
Netto				1.097,00 €
MwSt. 19 %				208,43 €
Rechnungsbetrag				1.305,43 €

Seriennummern werden je Position eingetragen (bei Lagerteilen per Auswahl). Beim Ausstellen stehen sie im Register auf „verkauft“, mit Kunde und Rechnungsnummer.

Skonto: 2 % bei Zahlung bis 18.11.2026 (Zahlbetrag 1.279,32 €) · Buttons: 🖨️ Drucken / PDF · 📑 E-Rechnung (XML)

Rechnung: Positionen aus Lager und Leistungspreisen, Seriennummern direkt auf dem Beleg. Ausdruck als PDF aus der Briefkopf-Vorlage oder als E-Rechnung (XML). Ausgestellte Rechnungen sind mit Prüfsumme festgeschrieben.

worksphere.intern/auftrag.php

Auftrag A-0412 -- Nachkalkulation

2.150 €

Erlös (netto)

640 €

Material

11,5 Std.

Arbeitszeit

~ 690 € bei 60 €/Std.

820 €

Ergebnis

38 % vom Erlös

Mitarbeiter	Datum	Stunden
M. Beispiel	03.11.	6,0
T. Muster	03.11.	5,5

Nachkalkulation: Erlös, Material und die auf den Auftrag erfasste Arbeitszeit mit dem hinterlegten Kostensatz.

worksphere.intern -- Strg+K

Schnellsuche

rech|

Module
🧾 Rechnungen	Modul
🔁 Wiederkehrende Rechnungen	Modul
Treffer
Rechnung 2026-0087 · Musterfirma GmbH	Rechnungen
Rechnung 2026-0071 · Beispiel AG	Rechnungen

↑↓ wählen · Enter öffnet · Esc schließt · Alt+1…9 wechselt den Tab · Alt+W schließt ihn · Alt+R lädt ihn neu

Schnellsuche: Strg+K öffnet sie in jedem Modul und findet Module sowie Kunden, Aufträge, Rechnungen und mehr.

worksphere.intern/kunde_akte.php

📁 Musterfirma GmbH Kundennr. 10042

🕒 Verlauf · letzter Kontakt: 03.11.2026 10:15 | Filter: Alles · Notizen & Kontakte · Belege · Zahlungen & Mahnungen · Service

Wann	Ereignis
03.11.2026 10:15	📞 Anruf: Rückruf wegen Angebot, Termin vor Ort abgestimmt	Notiz
28.10.2026	💶 Zahlung 1.279,32 € (Überweisung) zu 2026-0071	Zahlung
21.10.2026	🧾 Rechnung 2026-0087 über 1.305,42 € (offen)	Beleg
14.10.2026	📦 Lieferschein LS-0033	Beleg
02.10.2026	🔧 Service-Anfrage Säge S-200 (erledigt)	Service

Eigene Einträge: Notiz, Anruf, Besuch, E-Mail mit Datum und Verfasser · weitere Ansprechpartner je Kunde

Kundenakte: Der Verlauf bündelt alles zu einem Kunden in einer Zeitleiste, dazu eigene Notizen und Ansprechpartner.

worksphere.intern/nachrichten.php

Nachrichten · 📤 Gesendet

An	Betreff	Status
Anna, Ben	Rechnung 2026-0087 prüfen 📎 2	1 von 2 gelesen
Ben	Einsatz Donnerstag	✓ gelesen
Anna	↩️ zurückgezogen	zurückgezogen

Verweise auf Rechnungen und Aufträge · Anhänge nur für Beteiligte · Zurückziehen und Löschen · Posteingang, Gesendet, Archiv

Nachrichten: Kollegen schreiben sich direkt im System, mit Anhängen, Verweisen und Lesestatus.

worksphere.intern/fertigung.php

🛠️ Fertigung 3 offen

Filter: Nicht ausgeliefert · Alle Projekte | Suche: Nummer, Bauteil, Zeichnungsnr., Material

Bauteil	Projekt	Menge	Zeichnung / 3D	Status
B-2026-0014 Flanschplatte Z-1042 Rev. B · S235JR, 10 mm	P-2026-0003	4	📄 PDF · 🧊 3D	In Fertigung
B-2026-0015 Halter links Z-1043 Rev. A · 1.4301, 3 mm	P-2026-0003	8	📄 PDF	Offen
B-2026-0012 Antriebswelle Z-0988 Rev. C · C45	P-2026-0002	2	📄 PDF · 🧊 3D	Geprüft

PDF-Zeichnung und STEP-Modell je Bauteil · 3D-Ansicht mit Messwerkzeug direkt im Browser · Status direkt in der Liste änderbar · CSV-Export

Fertigung: Bauteile der Werkstatt mit Projekt, Zeichnung als PDF und 3D-Modell aus der STEP-Datei.

worksphere.intern/projekte.php

🏗️ Projekte & Baustellen

Projekt	Kostenstelle	Stunden	Erlös	Kosten	Deckungsbeitrag
P-2026-0003 Neubau Halle 3	4100	182,5	24.800,00 €	17.350,00 €	7.450,00 €
P-2026-0002 Wartung Anlage Süd	4200	64,0	6.900,00 €	5.120,00 €	1.780,00 €

Auslastung · Soll 8 Std./Tag · Team 86 % · davon auf Projekte gebucht 71 %

Projekte: Erlös, Kosten und Deckungsbeitrag je Baustelle und Kostenstelle, dazu die Auslastung der Mitarbeiter.

worksphere.intern/service_anfragen.php

Serviceanfragen

Kunde	Anliegen	Zuständig	Status
Musterfirma GmbH	Presse #12, Wartung	M. Beispiel	offen
Beispiel AG	Förderband, Störung	T. Muster	offen
Muster & Co KG	Jahresinspektion	M. Beispiel	erledigt

Serviceanfragen: Kunde, Anliegen und Zuständigkeit im Blick, verknüpft mit dem Kalender.

worksphere.intern/maschinen.php

Maschinen

Maschine	Standort	UVV fällig	Status
Presse #12	Musterfirma GmbH	04.2027	i. O.
Stapler #3	Eigenes Lager	11.2026	bald fällig
Förderband A	Beispiel AG	07.2027	i. O.

Maschinen: Standort, Ansprechpartner und UVV-Fälligkeit je Maschine. Rechtsklick auf einen Standort erstellt direkt eine Serviceanfrage oder ein Montageangebot.

worksphere.intern/montageangebot.php?neu=1

Neues Montageangebot

Musterfirma GmbH

Kunde

Presse #12

Maschine

3.480 €

Angebotssumme

Position	Menge	Preis
Montage vor Ort	2 Tage	1.200 €
Ersatzteile Satz A	1	1.980 €
Anfahrt	1	300 €

Montageangebot: Kunde und Maschine per Auswahl vorbefüllt, Positionen aus der Teileliste. Am Ende steht ein PDF-Export mit Firmenbriefkopf.

worksphere.intern/spesen.php

Spesen -- Beispielwoche

Datum	Ort	Zeit	Verpflegungsmehraufwand
Mo	Musterhof	07:10 -- 17:40	14 €
Di	Beispiel AG	07:05 -- 15:50	14 €
Mi	Büro	08:00 -- 16:30	--

Spesen: Ort und Zeit werden über die Android-App automatisch erfasst, der Verpflegungsmehraufwand wird daraus berechnet -- am Monatsende als PDF exportierbar.

worksphere.intern/admin/backup.php

Backup & Wiederherstellung

Sicherung	Datenbanken	Größe
Heute, 03:00 Uhr	11	42 MB
Gestern, 03:00 Uhr	11	41 MB
vor 2 Tagen, 03:00 Uhr	11	41 MB

Admin-Bereich: nächtliche Backups aller Datenbanken auf einen zweiten Server, mit gezielter Wiederherstellung einzelner Datenbanken direkt aus der Oberfläche (mit Sicherheitsabfrage per Texteingabe).